Как составить журнал прихода и ухода сотрудников с рабочего места

Организованность рабочего процесса на любом предприятии требует определенного учета. Для этого существует список журналов, предусмотренных трудовым законодательством, ведение которых поможет установить и систематизировать правовые отношения между работодателями и работниками. Это журналы по технике безопасности, по учету противоаварийных, противопожарных и эвакуационных тренировок, медицинского и санитарного назначения и т. д.

Читайте также:Как осуществляется выдача денег под отчет сотрудникам организации

Особое внимание заслуживает журнал для фиксирования периода пребывания сотрудников на рабочем месте. Хоть подобный учет и не имеет обязательного характера, но все же помогает наладить организованность и пунктуальность рабочего процесса или разрешить возможные споры и конфликты. В этой статье вы узнаете, кто должен вести журнал прихода и ухода сотрудников, как это делается, и как выглядит образец для заполнения сведений.

Читайте также:Бизнес-план по открытию ателье

Зачем вести журнал

Трудовым кодексом Российской Федерации предусматривается ведение учета рабочего времени сотрудников, для этой цели разработан специальный табель формы Т-12. Но в этом бланке вмещается не вся информация, которая в дальнейшем может понадобиться руководителю. Для получения максимального количества сведений работодатели нередко используют электронные системы пропуска, но на маленьких предприятиях такой шаг нерентабелен, поэтому обычно они ведут специальный бумажный журнал отработанного сотрудниками времени. В отличие от табеля, вести учетный журнал закон не обязует, но есть несколько причин, по которым рекомендуется подобное действие, а именно:

• помощь бухгалтерам или кадровикам при заполнении табелей, юристам – в процессе разрешения конфликтов и т. д.;
• работодатель получит достоверные сведения о дисциплинированности своих работников;
• сами сотрудники, работающие добросовестно, смогут получить более значительную сумму вознаграждения за труд, поскольку в журнале фиксируются сверхурочные рабочие часы, но не стоит забывать, что в нем отмечают и опоздания и прогулы.

Кто отвечает за ведение журнала

Что касается ответственного сотрудника за ведение журнала, то каждое предприятие самостоятельно выбирает человека, который будет выполнять контроль установленной продолжительности рабочего времени. Для назначения ответственного лица руководству достаточно издать соответствующий приказ и прописать указанные обязанности в трудовом договоре или должностной инструкции.

Читайте также:Детальный бизнес-план по открытию своего ночного клуба с расчетами

Учет рабочего времени

Существует несколько вариантов ведения учета количества отработанных часов, а именно:

1. Ежедневный. Это стандартный способ контроля. Используется, когда сотрудники приходят и уходят с работы в одно и то же время.
2. Еженедельный. Применяется в тех случаях, когда для заработной платы учитывают не конкретные рабочие часы, а норму труда на протяжении рабочей недели.
3. Суммированный. Такой способ применяется на производствах либо при ненормированном рабочем графике, чаще всего его проводят в конце месяца. Максимальный срок для итогов равен одному году.

Порядок ведения журнала

Учетный журнал можно вести в бумажном формате или в электронном виде. При использовании бумажного варианта каждую страницу необходимо пронумеровать, а страницы прошить при помощи крепкой нити. На последней странице следует указать общее количество страниц, фамилию ответственного лица и поставить печать предприятия. После каждой проверки нужно ставить подпись на каждой заполненной странице. Как правило, журнал ведет кадровик или бухгалтер предприятия.

В процессе ведения электронного учета обычно доступ к информации имеют сотрудники, у которых есть специальная карта, служащая ключом. Независимо от потраченных средств, программная система учета более удобная, так как есть возможность полного контроля дисциплины наемных работников и минимальная вероятность исправления данных по сравнению с бумажным журналом.

Пример заполнения журнала

Законом не предусмотрен единый формат для заполнения журнала учета труда, каждое предприятие устанавливает правила самостоятельно. Порядок внесения записи может быть произвольным либо выполняться по образцу, разработанному руководством или профсоюзом. На титульном листе следует вписать следующую информацию:

• название предприятия;
• день, месяц, год, когда началось ведение журнала и дату окончания (вносится после того, как все страницы будут заполнены);
• Ф. И. О. ответственного лица.

Основную часть учетного журнала лучше всего заполнять в виде таблички. В ней необходимо вписывать следующие сведения:

1. Порядковый номер подчиненного, его Ф. И. О. и занимаемую им должность.
2. Число и время прихода и ухода с территории предприятия.
3. Сведения о прогуле за каждый конкретный рабочий день.
4. Часы фактически отработанного времени.
5. Подпись сотрудника.

В таблицу также можно вносить и другую информацию, например, контакты сотрудников, причины самовольной отлучки с рабочего места, график общественного питания, новости и т. д.

После заполнения журнал учета рабочих часов должен храниться на предприятии не менее пяти лет, затем его необходимо утилизировать согласно с предусмотренной законодательством процедурой.

С целью экономии времени бланки и образцы правильного оформления журнала можно скачать или же заказать разработку формата конкретно для вашего предприятия.