Как написать письмо о смене генерального директора для контрагентов

Смена директора фирмы – не только личное дело этой организации. Необходимо в обязательном порядке проинформировать об этом государство, в лице налоговой службы, банки, с которыми вы сотрудничаете, и часть деловых компаньонов.

Налоговикам, банкам и контрагентам необходимо знать, за подписью какого человека документы вашей фирмы действительны.

Перед тем как рассказать, каким образом написать уведомление о смене генерального директора, рассмотрим, за что отвечает главный человек фирмы, и какие требования к нему предъявляет нынешнее российское законодательство.

1. Генеральный директор осуществляет общее руководство компании в рамках действующего Устава.
2. Он обязан следить за законностью деятельности компании, и отвечает за это перед законом.
3. Директор обязан выполнять поручения акционеров компании, совета директоров или иных органов, представляющих интересы владельцев.
4. Генеральный директор обеспечивает защиту интересов компании в суде или перед контролирующими органами.
5. Он контролирует ведение бухгалтерского и налогового учета, кадровое делопроизводство, производственный отдел, соблюдение норм трудового права, выполнение обязательств компании перед кредиторами.
6. Подпись руководителя ставиться в приказы, протоколы, справки и уведомления от имени компании.

Обычно полный перечень всех обязанностей руководителя предприятия описан в должностной инструкции или контракте, который заключается между ним и владельцами фирмы.

Для нас важен тот факт, что, согласно закону, именно директор является тем лицом, который от имени компании заключает договоры и взаимодействует с государственными органами.

Кого нужно уведомить о смене руководства в компании

В обязательном порядке после смены руководства об этом необходимо сообщить:

• в налоговую инспекцию;
• в банк, обслуживающий компанию или являющийся его кредитором.

Кроме того, нужно будет проинформировать и ваших деловых партнеров. Кого-то придется проинформировать в обязательном порядке, а кого-то – по желанию. Обычно в договорах между контрагентами прописывают отдельный пункт, обязывающий компанию сообщать об изменениях руководства или учредителей либо прочих действий, которые могут влиять на деловые взаимоотношения.

Какие документы нужно подать в налоговую при смене руководства

Для налоговой следует заполнить специальное письмо с просьбой о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц.

Образец подобного письма модно найти на сайте ФНС под наименованием «Форма № Р14001» или «КНД 1111516». Это форма предназначена для тех изменений в учредительных документах, которые не меняют Устав фирмы. В документе может потребоваться указать коды видов деятельности компании и налоговой нагрузки.

Читайте также: Как правильно уволить директора ООО, если он учредитель

К самому заявлению надо приложить часть листов из учредительных документов организации. А именно:

• титульный лист;
• 1-я страница листа К, где указаны данные старого директора;
• 1-я и 2-я страницы нового листа К с информацией о новом директоре;
• все страницы листа Р.

Заявление вместе с документами нужно отдать в налоговую в течение трех дней после того, как официально принято решение о смене руководителя. Заполнить документ новый руководитель должен собственноручно. И сама форма должна быть заверена нотариально.

Какие документы нужно подать в банк

Если сам банк не предъявляет никаких особых требований, в таком случае понадобится лишь написать информационное письмо об изменениях в руководстве, которое следует сопроводить образцами подписи нового директора и оттисками печати.

Так же как и в случае с налоговыми органами, на информирование финансовой организации у компании есть три дня. В случае несоблюдения сроков, банк имеет полное право оштрафовать компанию.

Скорее всего, банк может потребовать новую выписку из ЕГРЮЛ с уже внесенными изменениями. Поэтому процедуру по внесению изменений нужно производить оперативно.

Что должно быть в письме о смене директора

Письмо о смене генерального директора для контрагентов заполняется в свободной форме. Вот примерный образец того, что обязательно следует учесть:

1. Информационное письмо на бланке предприятия, а также соответствующий номер и дата.
2. В письме указать полные Ф. И. О. нового руководителя.
3. Необходимо сослаться на основание: почему и когда произошла смена руководства в компании (дата и номер протокола учредителей, совета директоров и т. п.). Можно даже приложить копию данного документа.
4. Письмо подписать новым генеральным директором и иметь печать.

Помимо информационного письма о смене директора, приведем образец дополнительных соглашений к договорам, которые следует направить контрагентам после смены руководства. Такое письмо нужно направлять тем контрагентам, с которыми был заключен договор от имени бывшего директора.

Обычно подобное дополнительное соглашение состоит всего из одного пункта: «В связи со сменой генерального директора, просим считать преамбулу договора действительной в следующей редакции».

Далее нужно переписать начала договора между вашими компаниями с указанием нового директора. Такое дополнительное соглашение так же, как и информационные письма должен подписать новый директор.

Хотя информирование партнеров не является обязательным по закону, желательно, чтобы документы о смене директора попали к вашим контрагентам до следующих поставок или оплат. Кроме того, в заключаемых договорах может быть прописан пункт о сроках информирования при смене реквизитов или руководства ваших компаний. Крайне желательно эти сроки соблюдать.

https://www.youtube.com/watch?v=eS-F1PeNtZg