В Гражданском кодексе РФ говорится об обязанности уведомления второй стороны договора в случае одностороннего изменения одного из его условий. В частности, это необходимо сделать при изменении юридического адреса.
Уведомление
У любой организации должен быть юридический адрес – место, по которому доставляется корреспонденция, а также где расположены кабинеты ее руководства. Фактических адресов у компании может быть много – разные производственные площадки, офисы для отделов и подразделений, но обязательно обязан быть основной – юридический адрес.
Образец письма о смене юридического адреса контрагентам не имеет единой утвержденной законом формы, но должен содержать вполне определенную информацию.
Когда между двумя организациями – компанией и контрагентом – заключается договор, он предполагает указание реквизитов, в том числе юридического адреса. При этом не обязательно сохранять этот адрес весь срок действия соглашения – компания вправе переехать. Однако в таком случае обязательно следует уведомить контрагента и предоставить ему новые реквизиты. Это вполне логично, ведь в ином случае партнеры будут продолжать слать корреспонденцию и осуществлять платежи по старому адресу – то есть в пустоту.
Читайте также: Как составить протокол собрания учредителей ООО о смене директора
Уведомление контрагента об изменении юридического адреса или банковских реквизитов в интересах самой компании, если только она не встала на путь мошенничества и таким способом пытается скрыться. Но это уже зона другой ответственности.
Уведомить контрагентов о переезде в новый офис необходимо заранее, а не после того, как компания перебралась на новое место. Иначе возникнет определенный период времени, во время которого корреспонденция может поступать по несуществующему адресу. В случае чего, компания не будет иметь права предъявить претензии, ведь сама же не поставила контрагента в известность о новом месте своего пребывания.
Рассмотрим пример. Как было сказано выше, письмо контрагентам о смене юридического адреса не имеет единый образец, но при этом есть ключевые моменты:
- уведомление носит обязательный характер;
- обязательно нужно указать новый адрес;
- укажите в письме, что новые реквизиты внесены в ЕГРЮЛ;
- предложите контрагенту внести соответствующие изменения в ранее заключенные документы.
В целом письмо выглядит так:
Читайте также: Как составить решение о продлении полномочий директора единственного учредителя
- В верхнем правом углу:
- название компании;
- новый адрес и контактный телефон;
- исходящий номер письма;
- руководителю (должность) ООО (название компании, которой адресовано письмо) Иванову И. И.;
- адрес получателя.
- По центру – Информационное письмо.
- Уведомление получателя письма о новом юридическом адресе компании (название), о чем в ЕГРЮЛ внесена необходимая запись. Копия листа записи прилагается. Просьба учесть факт изменения реквизитов при подготовке новых документов и отправке корреспонденции. Предложение внести изменения в уже оформленные документы.
- В самом низу прописывается должность ответственного лица, подпись и инициалы. При необходимости – печать.
Не лишним будет удостовериться в том, что контрагент послание получит и принял его к сведению. Для этого попросите его ответить в письменной форме.
Уведомление партнера о любых изменениях, связанных с обоюдными договоренностями, это не только правило хорошего тона, но и, в некоторых случаях, прямая обязанность.
Читайте также: Составление заявления о выходе из состава учредителей ООО
В одной статье непросто раскрыть все нюансы темы. Если у вас возникли дополнительные вопросы, задайте их консультанту. Эксперт ответит на них и предоставит квалифицированную помощь.
