Онлайн-касса – устройство обновленного образца.Основными функциями аппарата являются:
• формирование документов фискального характера: чеков, отчетов о сменах, БСО;
• передача документов в налоговую структуру посредством оператора фискальных данных (ОФД);
• запись и хранение информации на фискальном накопителе (ФН);
• печать чековых листов со всей необходимой информацией.
Читайте также: Какие реквизиты чека онлайн-кассы являются обязательными
Подобные аппараты вводятся по ряду причин. Во-первых, это существенно уменьшит сокрытие от уплаты налогов. Во-вторых, процедура налоговых проверок станет гораздо проще и быстрее. Ну и, в-третьих, покупатели лично смогут убедиться в отчетности магазина за тот или иной товар перед налоговой инспекцией.
Принцип работы с онлайн-кассой довольно прост и заключается в выполнении нескольких несложных операций:
1. В ФНС регистрируется новый кассовый аппарат. Согласно ст. 4.4 закона 54-Ф3, разрешение на обработку фискальных данных выдается уполномоченным органом на основании заявления соискателя.
2. Аппарат подключается к Интернету любым доступным способом: мобильный интернет, Wi-Fi, проводная сеть.
3. Во время открытия рабочей смены контрольно-кассовая техника (ККТ) автоматически отправляет отчет оператору.
4. При оплате каждый чек отправляется ОФД. В свою очередь, в ответ приходит подтверждение о получении. В случае отсутствия Интернета либо ошибки, во время отправки данных ККТ оповещает кассира, после чего можно повторить попытку.
5. При предоставлении покупателем своего номера телефона либо е-mail ККТ отправит электронный образец чека. Также есть возможность осуществления обычной печати.
6. По окончании смены касса формирует и распечатывает отчет. Выписка содержит информацию о количестве отправленных чеков, о числе документов, которые не дошли до ОФД, а также об исправности интернет-соединения. Электронная копия сформированного отчета автоматически высылается ОФД.
Читайте также: Нужна ли онлайн-касса для ИП на патенте
Разновидности онлайн-касс
Как говорилось ранее, онлайн-касса – по факту то же самое, что и кассовая машина, дополненная обновленным функционалом ФН. Классифицирование осуществляется по критерию подсоединения к ПК или планшету. Существуют следующие:
1. Независимая POS-система. Подразумевает собой совершенно независимую систему, которой не требуется соединение с ПК или планшетом в силу наличия требующихся инструментов и средств по регулированию платежей.
2. Фискальный регистратор. Обязательно необходимо подключение к ПК или к планшету с предустановленным программным продуктом.
3. Контрольно-кассовый аппарат пассивного типа. Нечто среднее между двумя представленными выше. При необходимости можно подключать в ПК или же работать совершенно автономно.
Наиболее важным пунктом является правильная настройка фискального накопителя. Делать это нужно в соответствии с документацией.
Принцип функционирования онлайн-кассы и тонкости в использовании
Процедура использования онлайн-аппаратов не имеет особых отличий от процесса работы с традиционными машинами. Единственное кардинальное различие – наличие ФН, превращающего самую обычную кассу в онлайн.
Говоря о нюансах в использовании онлайн-касс, необходимо обратить внимание на позиции, которые являются наиболее важными:
1. В некоторых случаях может понадобиться смена фискального накопителя в онлайн-кассе.
2. В обязательном порядке необходимо наличие действующего договора с подходящей компанией на предмет оказания услуг по обмену данными между ОФД и фирмой.
3. Последним, но не менее важным, является наличие электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Какая информация содержится в чековом листе онлайн-кассы
Опираясь на ст. 4.7 закона 54-Ф3, распечатанный или сформированный в электронном виде чек должен включать следующие позиции:
• данные о системе налогообложения, используемой магазином;
• назначение платежа (продажа либо возврат);
• присвоенный ФН заводской номер;
• номер, установленный уполномоченным органом при регистрации;
• идентификатор фискальных данных;
• номер смены;
• номер телефона или электронный адрес покупателя (в случае согласия на предоставление этих данных);
• электронный адрес магазина;
• адрес официального сайта, в случае необходимости проверки чека (nalog.ru);
• список приобретенных товаров;
• размер насчитанного НДС;
• наименование ОФД, адрес сайта.
Также на квитанции онлайн-кассы можно встретить QR-код, в нем зашифрована вся необходимая информация:
• дата и время осуществления платежной операции;
• номер фискального документа;
• назначение платежа;
• общая сумма по чеку;
• присвоенный ФН заводской номер;
• фискальный признак.
Как говорилось ранее, согласно п.1 ст. 4.7 закона 54-Ф3, сформированный чек должен иметь один из таких реквизитов, как назначение (признак) платежа, который указывает на характер осуществляемой операции. Предусмотрено 4 назначения:
• «приход» – получение средств от продажи;
• «возврат прихода» – возврат покупателю денег, которые были получены от него ранее;
• «расход» – средства, которые выдаются клиенту за товары и услуги;
• «возврат расхода» – возврат средств, полученных ранее.
Читайте также: Что делать, если сломалась онлайн-касса
При наличии чека клиент может оформить возврат товара. Для этого надлежит иметь при себе паспорт и заявление с указанием причины. На оригиналах чека и заявления проставляется виза руководителя компании или уполномоченного сотрудника.
Что делать, если ошибочно пробит чек по онлайн-кассе
Согласно законодательству, для корректировки допущенных ошибок, которые были совершены при выполнении процедуры расчета (корректировки расчетов), и выбитых неверных чеков имеется фискальный документ «кассовый чек коррекции», бланк строгой отчетности коррекции (п.4 ст. 4.3 закона 54-Ф3).
Прежде всего, должностным лицом, отвечающим за осуществление контроля соответствия выручки по окончании смены, оформляется документ, подтверждающий необходимость внесения изменений. Этот документ послужит основанием для формирования чека коррекции по онлайн-кассе в случае пробивания ошибочного чека.
Важно помнить, что данный чек непременно составляется после формирования отчета о начале (открытии) смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены. Данные из чека коррекции будут учтены при составлении отчета о закрытии смены.
