Некоторые работодатели дополнительно к резюме требуют от соискателя наличие рекомендаций конкретных людей, которые могли бы подтвердить реальное наличие тех или иных профессиональных, деловых и личностных качеств человека. Законной силы такие рекомендации не имеют, но способны значительно облегчить работу лиц, ответственных за подбор персонала. Далее речь пойдет о том, как написать рекомендательное письмо от компании сотруднику с образцами, примерами и комментариями.
Общие характеристики и цели рекомендательного письма
Рекомендательное (или справочное) письмо (в дальнейшем – РП) – это удобная форма документа, предназначенная для добавления дополнительной правдивой информации о соискателе сотруднику компании, ответственного за набор персонала. Обычно его пишет руководитель или кадровик с предыдущего места работы.
Основные цели рекомендаций:
- Информация, содержащаяся в РП, служит доказательством правдивости информации, изложенной в резюме.
- Наличие самого РП показывает, что на предыдущем месте работы соискатель себя зарекомендовал с положительной стороны, что увольнение не было связано с конфликтами и другими неприятными ситуациями.
Ниже указаны категории людей, которым указанное дополнение к резюме может быть необходимым:
- Учащиеся или студенты, подающие заявки на обучение, получение гранда, стипендии и так далее. Это своеобразная характеристика.
- Граждане, желающие получить вакантное место на предприятии или в организации. Чаще всего это вакансии менеджеров, руководителей различных уровней, юристов, сотрудников правоохранительных и государственных органов, медиков, педагогов, финансистов и бухгалтеров. Наиболее убедительными являются рекомендации руководства, но иногда достаточно получить отзыв от бывшего коллеги, хорошо знакомого с работой соискателя.
Требования к содержанию и оформлению рекомендательного письма
Правила составления рекомендательного письма, например, для главного инженера или офисного водителя, отличаются лишь деталями и ориентированы на шаблон РП организации, в которой человек работал и где желает трудиться в дальнейшем.
Рекомендательное письмо должно выглядеть представительно. В идеале желательно использовать фирменный бланк предприятия. Письмо не должно быть на нескольких листах, достаточно одной страницы. Написать рекомендательное письмо работнику помогут несколько простых советов, о которых поговорим далее.
Самая первая строка ставится посередине листа: «Рекомендательное письмо». Следующей строкой указывают Ф. И. О. того, о ком пойдет речь. Например: «Соискатель на должность главного бухгалтера + Ф. И. О.» или, допустим, «Студент такого-то колледжа + Ф. И. О.» и так далее.
Читайте также: Как предоставляются налоговые каникулы для предпринимателей в 2020 году
Если используется бланк без реквизитов, то в следующей строке нужно указать контактные данные лица, который оформляет рекомендацию. Затем обязательное поле – дата составления документа. Не корректно представлять РП, составленное больше года назад. В целом специальных требований к тексту и оформлению рекомендательного письма не предъявляют.
Документ советуют начинать с приветствия, уместного в каждой конкретной ситуации. Например, «Уважаемый + имя и отчество получателя». Можно добавить к обращению слово «господин» (нужно ориентироваться на формат и т. д. фирмы или предприятия, в которое будет направляться письмо). Если же адресат имеет профессиональное звание (профессор, доктор или декан и т. д.), следует указывать и его. Обращение к организации происходит таким же способом. Например, «Уважаемое ООО «ДатаГрупп».
Первое предложение самое важное, ведь оно задает тон всему тексту документа. Например:
- Я имею честь рекомендовать…;
- Я с удовольствием рекомендую…;
- Я не мог бы быть более доволен… и так далее.
Затем нужно отрекомендовать автора письма (кто рекомендует, каковы взаимоотношения с соискателем, их продолжительность и так далее). Это важный шаг, поскольку он устанавливает релевантность отзыва и с самого начала помогает усилить впечатление о человеке.
Следующий абзац – описание академических или профессиональных преимуществ заявителя. Стоит включить один-два примера, демонстрирующих реальное наличие этих сильных сторон. Затем следует разместить немного информации о личностных качествах бывшего сотрудника. Можно приводить примеры, которые явно их демонстрируют.
Необязательно, но возможно описать причины, по которым произошло увольнение. Как правило, об этом стоит указывать в случаях таких случаях, как переезд по семейным или гражданским обстоятельствам, отсутствие роста внутри компании и т. п. Суть и смысл содержания заключаются в том, чтобы все тонкости работы и личностные характеристики соискателя, изложенные в рекомендательном письме, были необходимы рекрутеру.
В заключении обычно пишут, что готовы связаться по необходимости и по любым вопросам, которые могут возникнуть по кандидатуре. Текст должен быть грамотно составлен, без орфографических и грамматических ошибок.
Хоть содержание письма и является главным элементом, но не менее важен и его внешний вид. Выравнивание, размер и стиль шрифта, поля могут повлиять на впечатление от документа. Ниже перечислены несколько простых рекомендаций, гарантирующих профессиональный внешний вид РП.
- Письмо не должно быть более одной страницы. Допускается превышение только в редких случаях. Когда есть веские причины для изложения преимуществ и конкретных примеров.
- Для улучшения читабельности и экономии пространства используйте двенадцатый размер шрифта. Не рекомендовано использовать размеры менее 11.
- Придерживайтесь основных стилей шрифта (Times New Roman, Arial, Helvetica или Garamond). Следите, чтобы весь текст был в одном стиле.
- Выравнивание по левому краю, стандартный отступ с начала абзаца, размер полей 1-1,5 см обеспечит письму организованный вид.
Чтобы РП выглядело более убедительным, оно не должно содержать повторяющейся информации из резюме, личного эссе или любых других документов. Допускается только в случаях крайней важности.
Важно, чтобы стиль письма соответствовал стилю автора. Если автор – руководитель и пишет о подчиненном, то тон при этом должен быть гораздо более формальным. Текст письма будет содержать много подробностей относительно профессиональных достижений заявителя, выполнения должностных обязанностей. Более непринужденным тоном станет написано РП от имени коллеги, знакомого. В этом случае основная информация в письме отразит личные характеристики заявителя.
В завершение письма можно использовать следующие примеры.
- Я уверен, что Ф. И. О. станет хорошим (выдающимся) работником Вашего предприятия.
- Мое твердое мнение о том, что Ф. И. О. станет отличным дополнением Вашей команды (программы).
Чтобы сэкономить некоторое время и усилия для написания РП, можно скачать бесплатные шаблоны или образцы правильного оформления документа с помощью интернет-ресурсов.
