Онлайн-касса – это новая разработка кассового аппарата, которая облегчает работу с клиентами и помогает вести отчетность в бизнесе. Существует три основных вида онлайн-касс, которые отличаются своими требованиями, расценками и параметрами.
Вне зависимости от модели, возможна масса ситуаций, при которых:
• кассовый аппарат даст сбой – отсутствие интернет-соединения (это единственный источник, с помощью которого производится работа кассы);
• поломка аппарата (он может прекратить включаться, работать, но постоянно выдавать ошибки, не выдавать чеки и так далее);
• повредили аппарат сами кассиры при неправильном использовании.
Читайте также: Каковы сроки перехода на онлайн-кассы для ЕНВД для ИП и ООО
Можно ли работать без онлайн-кассы
Однозначный ответ – работа без онлайн-кассы строго запрещена, это предусмотрено законом налоговой службы РФ. В случае поломки необходимо немедленно прекратить торговлю и вызвать специалиста по ремонту.
Что делать, если сломалась онлайн-касса
Не важно, что стряслось с кассовым аппаратом, кассиру нужно знать сценарий действий, связанных с поломкой. В первую очередь, конечно же, прекратить обслуживание клиента. В ином случае на кассира и организацию будут наложены штрафные санкции. Размер взыскания может достигнуть 50% от выручки, полученной без работы аппарата онлайн-кассы.
Затем стоит вызвать специалиста, которому удастся устранить неполадки. Самостоятельно это делать запрещено. Приезжий техник осмотрит аппаратную установку, выявит причину неполадки, при возможности быстро устранит и объяснит кассиру дальнейшие его действия.
Отключение интернет-соединения
Возникает множество форс-мажорных ситуаций. Одной из них может стать отсутствие интернет-соединения, при котором, естественно, онлайн-касса также прекратит свою работу.
Стоит сразу сказать, что к таким ситуациям налоговая служба относится более снисходительно и снимает ответственность с хозяина бизнеса за неисправность. Однако если поломка произошла на территории одной торговой точки, а не по всему центру, налоговики могут предположить, что от них преднамеренно скрывают доходы, и тогда наказание неминуемо.
Как избежать наказания
Для того чтобы удачно избежать наказания, а значит, и выплаты штрафа, нужно как можно быстрее представить налоговой службе неопровержимые доказательства вашей невиновности в ситуации с поломкой. Сделать это лучше с помощью электронного носителя и разъяснительной записки, в которой четко указана выявленная проблема поломки и способы ее устранения.
Читайте также: Как начальнику эффективно мотивировать новых сотрудников
Перечень документов:
• объяснительная записка с текстом разъяснения причины;
• подтверждение в письменном и заверенном виде от организации, которая поставляет свои услуги электричества и интернет-соединения;
• представить коррекционные чеки.
Что касается временного отсутствия Интернета, действия производятся аналогичные. В первую очередь нужно подготовить чеки по ранее выполненным операциям и направить их к налоговикам.
Налоговая служба России советует приобретать второй аппарат, на случай крупной поломки, которую не смогут исправить быстро. Также стоит отдавать предпочтение качественным онлайн-кассам, которые не будет давать постоянные сбои в работе.
Предполагаемые сценарии развития событий:
1. Касса перестала работать полностью. Нет возможности понять, провела ли она фиксацию данных в полном объеме. Использование должно прекратиться мгновенно.
2. Касса продолжает свою работу, однако не вносит данные в фискальную службу. При таких обстоятельствах, данные фиксируются в местной базе, которую возможно извлечь без каких-либо трудностей.
Отдельно о чеках коррекции
Коррекционный чек может подготавливаться как в конце смены, так и вначале следующей, однако затягивать с его формированием не стоит.
Здесь стоит различать признаки «приход» и « расход». «Приход» – момент получения выручки, не отображенный через ККТ. «Расход» – корректировка суммы в сторону плюса, которую получил клиент из кассы.
Стоит отметить, что многие продавцы со стажем до сих пор придерживаются мнения, что данные чеки нужны только для оформления возврата.
К такому чеку стоит составлять записки, в которых будут показаны:
• точная дата и время совершенных операций, без ККТ;
• выясненная причина сбоя.
Это нужно для того, чтобы в случае проверок обезопасить себя. Такие документы лучше сохранять в бухгалтерии.
Читайте также: Обязан ли будет сотрудник отрабатывать 2 недели при увольнении
Информация для покупателя
Роспотребнадзор советует покупать товар, однако сделать фото- или видеофиксацию покупки, найти свидетелей, которые в случае непредвиденных ситуаций смогут подтвердить совершение покупки.
Также стоит вежливо попросить продавца сделать необходимые пометки на гарантийном талоне, указать точную дату и время совершения сделки между магазином и клиентом, отметить, каким способом был оплачен товар. В конце продавец обязательно должен поставить свою подпись. Этот весь процесс также стоит фиксировать с помощью гаджетов.
