Цель написания коммерческого предложения – побудить контрагента заключить сделку именно с вами. Эта бумага относится к деловой документации, она составляется в виде обращения. Для написания его не требуются никакие финансовые инвестиции, руководитель небольшой компании вполне может справиться с подготовкой документа. Предложение от ИП ничем не отличается от того, что составляют организации. Разберемся, как написать правильно деловое предложение.
Читайте также: Уголовная ответственность за неуплату страховых взносов в 2020 году
Что такое коммерческое предложение (КП)
Коммерческое предложение на поставку товара – инструмент, который очень важен для продвижения компании и поиска для нее рынков сбыта. В нем должны быть описаны основные преимущества товара, описаны условия сотрудничества с вашей компанией. Оно выглядит в виде письма или обращения, призывающего потенциального партнера совершить сделку.
Коммерческие предложения делят на две группы:
- Обезличенное, или «холодное» – дает общую информацию о товарах вашей компании, направляется не персонально, а на имя организации. Используется в качестве запроса для привлечения новых клиентов.
- Персонифицированное, или «теплое» – информирует уже имеющихся клиентов о выходе нового товара, изменениях расценок, запусках акций и скидочных кампаний. Может быть составлено для потенциальных контрагентов, в этом случае нужно также учитывать размеры и специфику работу компании, с которой вы хотите наладить сотрудничество. При составлении необходимо учитывать индивидуальные особенности работы с контрагентом, указать наименование организации, в которую направляется документ.
Сложнее всего распространять «холодное» КП, так как оно нередко отправляется в спам или выкидывается в мусорную корзину. Лучшим считается «теплое» предложение, так как оно дает больший процент отдачи. Составить КП может менеджер по продажам или быту, но в небольших компаниях этим занимается руководитель. Конечный вид документа всегда согласуется с руководством компании.
Читайте также: Как написать доверенность на представление интересов ИП
Как оформить документ: структура и стиль
Коммерческое предложение составляется на фирменном бланке компании. Если образец предложения будет рассылаться по электронной почте, то не стоит делать упор на дизайн, ведь большинство фирм распечатывают его в черно-белом варианте. Так как это деловое 
послание, то при его написании нужно придерживаться определенной структуры:
- «Шапка» – реквизиты вашей компании, логотип. Ту же можно указать исходящий номер документа, дату его составления.
- Заголовок. Обязательно укажите, что этот документ является коммерческим предложением.
- Основная часть. Если это «теплое» предложение, то она должна начинаться с обращения. В ней можно разместить краткое описание и фото товара, сроки его поставки и возможные размеры партий. Обязательно указываются цены и возможные размеры скидок, если они имеются.
- Контактная информация. Обычно оформляется небольшим столбиком справа, в ней указываются прямые телефоны отдела продаж или конкретного менеджера, который будет заниматься работой с этим контрагентом.
Рядом с контактной информацией ставится печать организации и подпись ответственного сотрудника. Если документ представляется в электронном виде, то эти объекты можно перенести на него в графическом редакторе. Лучше всего распечатывать предложение и направлять его обычной почтой.
Чтобы к документу отнеслись не как к бесполезной рекламной листовке, он должен быть оформлен в едином стиле. Не стоит выбирать разные шрифты – допустимо лишь выделять жирным и чуть более крупным начертанием основные моменты. Применение элементов дизайна может оттолкнуть контрагента, ведь не все разделяют ваши вкусы.
Отдельно стоит поговорить о таблицах, ведь именно они несут в КП основную информацию.
Учитывайте следующие правила:
- таблица обязана помещаться на одном листе, громоздкие расчеты и мелкий шрифт подавляют желание разбираться в них у контрагента;
- итоговая стоимость товара должна быть в первой колонке – тут используется принцип от общего к частому, то есть сначала вы предлагаете, а потом рассказываете детали;
- в столбце используется только одна единица измерения, если вы хотите привести цены в разных валютах, то сделайте от 2-х более столбиков;
- в электронные таблицы встройте готовые формулы, которые позволят клиенту самостоятельно сделать расчеты;
- если цена товара зависит от курса валют, укажите, по какой ставке вы делали расчеты;
- информация должна легко читаться и быть наглядной.
Если коммерческое предложение состоит из нескольких страниц, то на каждой сделайте нижний колонтитул с вашими контактными данными, это позволит информации не затеряться.
Ошибки в написании коммерческого предложения
Есть несколько типичных ошибок, которые допускают только неопытные менеджеры по продажам или руководители. Их список:
- указывают неконкурентоспособные условия сотрудничества – слишком высокая цена, отсутствие скидок и доставки;
- предложение направляют людям, которые не могут принять по нему решение или не заинтересованы в нем (например, не стоит предлагать хозяйственные товары людям, занимающимся продажей металлоконструкций);
- не учтены потребности целевой аудитории;
- нет конкретного предложения о сотрудничестве – призыва заключить сделку;
- в описании не указано, почему приобретение товара выгодно для покупателя;
- неудобно читать документ: сплошной громоздкий текст, отсутствие выделения главной мысли, неудачное оформление.
Неуместно при составлении коммерческого предложения использовать профессиональный сленг и запугивать клиента неудачами в бизнесе при отказе в сотрудничестве. Портят впечатление шаблонные фразы и многочисленные эпитеты в описании товара.
Что должно быть в документе
В КП следует указать только важную информацию, полезную для клиента. Перед тем как составить документ, определитесь с его заголовком. Он должен привлекать внимание, побуждать прочитать текст документа.
В основной части можно сделать уклон на следующую информацию:
- возможность оплаты партии товара в рассрочку;
- широкий ассортимент;
- выгодные цены;
- быстрая доставка товаров;
- гарантийные обязательства поставщика;
- ставка на бренд – предложение товаров от проверенного временем производителя;
- возможность скидок;
- расчеты, подтверждающие выгоду для клиента;
- наличие дополнительных услуг, которые могут быть полезны клиенту.
Грамотное КП должно отражать основные сведения о товарах и их поставках. Оно должно выражать выгоду, которую получит контрагент, если решит сотрудничать с вами.
