В эпоху Интернета многие компании получили возможность осуществлять большую часть работы дистанционно. По этой причине в России стремительными темпами внедряется такая процедура, как электронный обмен документами с контрагентами. Поговорим о том, как перейти на электронный документооборот с контрагентами: советы и общая информация.

Читайте также: Какие документы нужны для закрытия ИП в 2018 году

Какие преимущества и недостатки

У каждого предприятия есть определенное количество контрагентов, которым необходимо ежемесячно формировать и отправлять первичные документы. Поэтому многим бухгалтерам и аудиторам автоматизация данных процессов существенно облегчит жизнь и сэкономит время, позволив потратить его на куда более важные операции, чем сортировка бумаги и т. д.

Отправить документы можно непосредственно с одного компьютера на другой, при помощи специально подключенного для этих целей программного обеспечения. Электронный документооборот особенно пригодится тем, кто ведет сотрудничество с большим количеством контрагентов. К его существенным преимуществам можно отнести:

  1. Изготовление и отправка необходимой документации в кратчайшие сроки (нет необходимости распечатывать, сшивать и сортировать бумаги).
  2. Возможность оперативного исправления (если при проверке контрагент нашел не состыковку, он может сообщить об этом предприятию и получить новый документ всего за несколько минут).
  3. Экономия денежных средств (сокращается потребность в приобретении бумаги, картриджей для принтера и других офисных принадлежностей).
  4. Обмен документами по защищенным каналам связи (провайдер берет на себя обязанности за их сохранность и конфиденциальность).
  5. Отсутствие расхождений с контрагентами (обе стороны работают с одинаковыми файлами).
  6. Возможность автоматизировать абсолютно любой документооборот (бухгалтерский, кадровый, складской, технологический и т. д.).

Но даже если принять во внимание все преимущества ЭДО, небольшие предприятие не слишком торопятся на него переходить, отдавая предпочтению классическим бумажным носителям. Причина этого может быть в следующем:

  • необходимость обмена документов с контрагентами через специальное программное обеспечение, которое понадобится устанавливать и настраивать;
  • боязнь столкнуться с проблемами или несостыковками при проверке фискальными службами;
  • нежелание осваивать новые методы работы и менять свой привычный уклад;
  • программное обеспечение для ЭДО является платным.

Тем не менее все эти недостатки в первую очередь связаны с тем, что электронная документация появилась в России относительно недавно. Однако ежегодно количество компаний, перешедших на ЭДО, стремительными темпами продолжает расти.

С чего начинается электронный документооборот

Обратная связь с контрагентами в настоящий момент осуществляется через специальное программное обеспечение. Однако чтобы избавиться от бумажной волокиты и перейти на ЭДО, компании необходимо:

  1. Внедрить в учетную политику электронную подпись.
  2. Изучить процесс бумажного документооборота компании:
  • сколько задействовано сотрудников;
  • какие этапы проходит документация;
  • сколько времени занимает каждый из них.

Основываясь на полученной информации, грамотно перенести все этапы в электронный вид, чтобы избежать проблем в будущем.

  1. Ориентируясь на составленную схему производства документации, вам следует определиться, какое техническое решение будет наиболее выгодным:
  • веб-версия (плата только за отправленные документы);
  • интеграция (установка программного обеспечения и его интеграция с учетной системой компании).
  1. Найти подходящего оператора исходя из технических возможностей, которые они могут предоставить, и запрашиваемой цены.
  2. Обсудить все нюансы работы в ЭДО с вашим контрагентом. Подключить его к системе.

На сегодняшний день, согласно Приказу Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н, электронные счета-фактуры могут быть переданы только при помощи оператора, осуществляющего документооборот. В любом другом случае они не получат юридической силы.

Как можно перейти на электронный документооборот с контрагентами

Необходимо учесть, что если ваш деловой партнер не захочет сотрудничать таким образом, то все усилия окажутся напрасными. Поэтому ваша задача состоит в том, чтобы донести до него необходимость работы в ЭДО.

Иногда бывают случаи, что контрагенты не желают вести электронный документооборот и для компании, которая планирует полностью на него переходить, это обернется убытками. В таком случае может появиться необходимость пересмотра сотрудничества. На официальном сайте Федеральной налоговой службы РФ, а также многих других сервисах можно проверить как себя, так и контрагента. Лучше всего делать это непосредственно перед началом сотрудничества, поскольку это поможет:

  • выявить фирму-однодневку;
  • узнать, как долго компания на рынке;
  • понять, насколько добросовестно она ведет дела;
  • проверить, есть ли какие-либо задолженности по неуплате налогов и т. д.

Как правильно осуществить переход на электронный документооборот с контрагентами, сотрудничество с которыми приносит существенную выгоду? Ведь в случае его отказа придется и дальше продолжать бумажный обмен. Если ваш партнер уже перешел на ЭДО, но пользуется услугами другого провайдера, вы можете:

  • узнать, целесообразно ли вам сделать то же самое;
  • выясните, возможен ли роуминг между вашими операторами, и какова их стоимость;
  • предложить контрагенту выбрать провайдера, которого используете вы.

Иногда бывает так, что компании не желают менять свой привычный уклад работы и отказываются от любых предложений. Но если вы слишком дорожите сотрудничеством с партнером, который не использует в своей деятельности ЭДО:

  • поставьте ультиматум и дайте понять, что вы работаете только на таких условиях;
  • постарайтесь воздействовать на контрагента ненавязчиво, просто рассказав о преимуществах и порядке ведения электронного документооборота;
  • предложите компенсацию за все расходы по переходу на новую систему работы.

Как показывает практика, после того, как компания и ее персонал поймет практическую и экономическую выгоду электронного документооборота, они уже осознанно сводят использование бумажных носителей к минимуму.