Что подразумевают под открытием и закрытием смены
Прежде чем начать смену, человек, работающий с онлайн-кассой, должен получить:
- ленту для чеков;
- ключи от ящичка с деньгами;
- разменные денежные средства.
Именно эти предметы требуются для обеспечения бесперебойной деятельности кассового аппарата. С помощью самого прибора необходимо распечатать документ о начале рабочей смены, также при формировании отчета об открытии смены должны быть указаны:
- сведения о человеке, открывшем смену;
- идентификационные данные самого аппарата.
Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе должен быть отправлен не позже чем через 24 часа с момента открытия смены. Если это действие не произойдет, то прибор будет заблокирован, при этом функция выдачи чеков покупателям станет недоступной. При формировании документа о закрытии смены в ОФД должны быть указаны следующие сведения:
- данные о личности продавца;
- количество пробитых чеков;
- количество сформированных чеков, которые не передали в ОФД, это происходит при возврате денежных средств покупателю.
После того как отчетная документация будет сформирована, кассир обязан передать сумму вырученных средств человеку, который отвечает за деньги. Затем следует выключить аппарат и сдать полученное для работы оборудование.
Зачем нужно закрытие смены
Современное оборудование не требует дополнительных финансовых затрат или времени для отправки отчета, так называемого Z-отчета. Он формируется в автоматическом режиме, и для него не нужно особой информации, помимо той, что вносится на протяжении смены. Кассиру необходимо только ознакомиться с инструкциями и примерами заполнения сведений и беспрекословно их придерживаться. Будет достаточно нажатия нескольких кнопок, и чек о смене распечатается.
Читайте также: Как правильно рассчитать ЕНВД за неполный месяц в 2020 году
Информация с него требуется для ряда целей, а именно:
- Перед сдачей вырученных за смену средств лицам, которые несут ответственность. Это может быть инкассатор, бухгалтер, старший продавец.
- Собственник торговой точки имеет возможность в любое время сопоставить информацию и проверить честность своих сотрудников, а также оценить успешность своего бизнеса.
- Для бухгалтерской проверки ответственное лицо получает возможность проверять соответствие вырученных средств объему проданных товаров.
- Сотрудники налоговой инспекции также могут сверять правильность уплаты налогов, это несложно благодаря предусмотренной функции сохранения годовой суммы при обнулении, поскольку общая сумма все равно остается в памяти прибора.
Есть возможность получать разные виды отчетной документации, а именно:
- базовый, он требуется при завершении смены и обнулении информации за день;
- по кассирам, необходим для проведения расчетов по индивидуальной работе сотрудников;
- по подразделениям, он дает информацию о работе отделений;
- по товарам, важен для оценивания популярности отдельной продукции;
- нулевой, требуется при обнулении памяти кассового аппарата.
Как закрыть смену на онлайн-кассе
Зависимо от модели самого прибора, порядок действий может немного отличатся, однако их принцип одинаковый. Продавец обязан выполнять ряд манипуляций для закрытия смены на онлайн-кассе и получения чека, используя образец, для этого он должен согласно с примером нажимать кнопки на аппарате либо пользоваться сенсорными указателями на самом экране прибора.
Для успешного окончания смены и распечатки чека необходимо провести следующие действия:
- на самом аппарате перейти в раздел «Закрытие кассы»;
- в окне, которое появится, следует выбрать пункт «Закрыть смену»;
- прибор автоматически распечатает чек, который понадобится подшить в специальную папку, предназначенную для ведения отчетности.
Если подобное действие не производится в автоматическом порядке, то придется распечатать отчетный документ в ручном режиме. Для этого сотруднику, сдающему смену, нужно:
- перейти в раздел «Закрытие кассы»;
- в предложенном списке выбрать пункт «Кассовые отчеты»;
- после совершения этих действий смена будет считаться закрытой, а чек распечатается.
Далее станет доступным пункт открытия новой смены в обычном режиме.
Действия кассира, если он забыл закрыть смену
Согласно действующему законодательству, смена должна быть закрыта по истечении 24 часов с момента ее открытия. Это требование обязательно для выполнения из-за особенностей самого прибора, если превышено время, то он перестанет формировать чеки с фискальными признаками.
Блокировочный режим серьезно ограничивает функциональные возможности кассового аппарата и единственным выходом из этого положения является закрытие смены в порядке, предусмотренном инструкциями, которыми обязан руководствоваться кассир.
Чтобы вернуть прибор к обычному функционированию, кассир обязан:
- провести процедуру закрытия смены;
- распечатать чек для отчетности.
Превышение времени, рассчитанного для закрытия смены, то есть 24 часов, не является серьезным нарушением и наказание за него не очень строгое. Для юридических лиц сумма штрафа за данное правонарушение, согласно Кодексу об административных правонарушениях Российской Федерации, составит от 5 до 10 тысяч рублей. Для должностных лиц либо индивидуальных предпринимателей сумма штрафного взыскания составит 1,5-2 тысячи рублей.
Следует учитывать, что закон предусматривает смягчение наказания, оно предусматривает снижение суммы штрафа либо предупреждение. Это допускается при условии предоставления доказательств, что закрытие смены произошло не вовремя по причине возникновения чрезвычайной ситуации, то есть следует доказать факт неумышленного нарушения закона. Это возможно при условии, если индивидуальный предприниматель или должностное лицо лично поставят в известность налоговую инспекцию о том, что в связи с чрезвычайной ситуацией поступление информации о закрытии смены задержится, но это следует сделать еще до того, как о факте задержки станет известно при помощи автоматической системы.
Заключение
Процесс закрытия смены не является трудным, факт задержки при этом не является серьезным нарушением, и в худшем случае за этим последует штраф, но и его можно избежать, если вовремя сообщить о трудностях с подачей отчета.
