В последнее время все больше магазинов в розничной торговле прибегают к установке кассовых аппаратов. Поэтому актуальным вопросом на данный момент является работа данного устройства, а также все нюансы, связанные с ним.
Сегодня мы обсудим, как работает автономная онлайн-касса, на кого ложится эта обязанность, и что делать, если произошли неполадки с прибором.
Кто имеет право работать с онлайн-кассой
Стоит сказать, что продавец или кассир может приступить к работе с данным устройством только после:
- Подробного изучения им Типовых правил эксплуатации ККТ, которые установлены Министерством финансов от 30.08.1993 года № 104. Однако данный акт не регламентирует работу онлайн-касс.
Также существует Письмо от 21.07.2017 года № 03-01-15/46715, где точно указано, что любое использование обсуждаемого нами прибора осуществляется только в соответствии с законом № 54-ФЗ. Именно в нем указаны все действия, которые должен исполнять продавец при расчете с покупателями.
В свою очередь, руководители магазинов могут на основе всех этих актов создать собственный регламент работы с кассовым аппаратом и потом обязательно ознакомить с ним своих подчиненных.
Еще продавец обязан прочитать Методические рекомендации Госналогслужбы РФ № В3-6-13/272, ЦБ РФ № 51 от 18.08.1993 года.
- Заключения соглашения с владельцем магазина о полной материальной ответственности. Важным условием для оформления данного документа является возраст продавца, и он должен быть не менее 18 лет. Составляется он только после подписания трудового договора, так как работник вправе отказаться от возложения на него такой ответственности. Это соглашение необходимо для того, чтобы в случае возникновения некоторых нюансов по вине кассира, вы как работодатель могли получить с него полную компенсацию. К таким нюансам относится недостача, нанесение ущерба аппарату из-за неадекватного состояния продавца либо преступного умысла. Данную меру наказания также обязательно стоит указать и в трудовом договоре.
- Изучение инструкции по работе с кассовым аппаратом определенной модели. Не забывайте, что многие онлайн-кассы могут несколько разниться в принципах своей работы. Поэтому, кроме общих знаний, продавцу потребуется изучить инструкцию, которая прилагается к устройству.
В данном пункте также следует упомянуть об обязанностях кассира, которые необходимо четко прописать в трудовом договоре. Так, например, он может осуществлять мониторинг технического состояния прибора либо отслеживать соблюдение условий эксплуатации. Еще одним важным моментом является занесение в трудовой договор сферы материальной ответственности продавца и ряда запретных действий, таких как невозможность открытия корпуса приспособления, очистки различных деталей химическими средствами либо запрет на оставление без присмотра онлайн-кассу.
Далее рассмотрим немного подробнее принцип работы онлайн-касс.
Читайте также: Как правильно оформить чек коррекции по онлайн-касса
Принцип работы онлайн-касс: как это должно происходить
Итак, начать этот раздел стоит с того момента, когда кассир получает в служебное пользование данное устройство. Владелец магазина либо его заместитель должен каждый день в начале рабочего дня продавца выдавать ему ключи от кассы, разменные средства и аксессуары, вроде чековой ленты. Кассир, в свою очередь, заступив на смену, должен ее открыть, для этого необходимо распечатать на кассовом аппарате отчет, и можно смело приступать к работе.
В случае если кассир получил разменные деньги, то их учет не входит в регистр кассы, а должен быть вписан в специальную кассовую книгу или приходный ордер.
Когда кассир совершает прием денег от покупателя, он обязан:
- открыть чек, сделать подсчет суммы и огласить ее посетителю магазина;
- взять у покупателя наличные либо банковскую карту, подготовить сдачу;
- закрыть чек, вернуть покупателю его сдачу и чек.
Далее, по завершении своего трудового дня, кассир обязан закрыть смену, и сделать это он должен не позже, чем истекут сутки после начала его работы. Причиной этого является автоматическая блокировка, которая есть у всех онлайн-аппаратов. Как только этот срок проходит, устройство перестает выдавать чеки.
Действия в данном случае очень схожи с теми, что кассир предпринимает при открытии кассы. Он также должен сформировать специальный фискальный документ, который потом отправится в ОФД. Он будет содержать:
- количество чеков, которые были сформированы в течение рабочих часов кассира;
- все данные о сотруднике, работающем с аппаратом;
- количество чеков, которые были сформированы в онлайн-кассе, но не передались в ОФД.
После этого кассир должен передать все вырученные средства ответственному лицу, выключить кассу и сдать все вспомогательные предметы, полученные ранее.
Документы, сопутствующие кассовому аппарату
Все те, кто знаком с ККТ старого образца, знают, что, кроме действий с ним, кассир обязан вносить определенные данные в журнал кассира-операциониста, однако с внедрением в жизнь магазинов онлайн-касс необходимость в таком документе отпала. Эти рекомендации можно просмотреть в Письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821. Но не стоит исключать из внимания желание владельцев магазина. Они вправе обязать своих сотрудников вести такой журнал, чтобы им было легче контролировать эффективность работы.
Следующие документы, о которых нужно поговорить, затрагивая тему кассовых аппаратов, – это кассовая книга и ордер. И в этом случае ни один владелец магазина не освобождается от ведения данных бумаг. Вне зависимости от того, работает ли ваш бизнес с устройством старого образца или онлайн-кассами, журнал должен быть. Данный факт точно описан в Указании Банка России от 11.03.2104 года № 3210-У. Исключением являются только ИП. Вести документ или нет, они решают сами, однако никто не освобождает их от ведения Книги учета доходов и расходов.
Читайте также: Что делать, если сломалась онлайн-касса
Что должен делать кассир, если онлайн-касса перестала работать
Для начала нужно отметить, что продавец, которому вверили работу с кассовым аппаратом, обязан изучить действия, необходимые для устранения проблем в работе устройства.
Ситуаций, которые говорят о неполадке, может быть несколько. Далее мы обсудим их и расскажем, как действовать при каждой из них:
- Нет интернет-связи во время оплаты. В этом случае совершенно не стоит паниковать, так как все данные, которые проходят через аппарат, сохраняются на нем в течение 30 дней, и в случае отсутствия подключения Интернета будут переданы в ОФД, как только связь появится. Главное, чтобы неполадки с провайдером устранились ранее, чем истечет вышеупомянутый срок.
- Отсутствие электричества, в то время как кассовый аппарат включен, или непосредственная поломка устройства. Данная ситуация вообще не предусматривает работу с аппаратом, а прием средств от покупателя в это время и вовсе считается нарушением. Поэтому, заметив такую неполадку, кассир обязан прекратить совершать реализацию товара.
Исключением может считаться только крайняя мера, позволяющая спасти жизнь, например, зашел гражданин с просьбой продать воду для другого человека, которому стало плохо. Однако стоит учитывать, что если такая ситуация произошла, и вы отпустили товар без чека, то при первой же возможности обязаны сформировать чек коррекции, а также приложить к нему доказательства, что данные действия были произведены из-за крайней необходимости.
- Технические сбои. К таким сбоям относят обрыв кассовой ленты и отсутствие связи между кассой и компьютером. В первом случае решением проблемы является замена самой ленты, и это сделать может только ответственный сотрудник, возможно даже, для этого действия понадобится закрыть чек. Однако после устранения неполадок кассир вправе приступить к работе в обычном режиме. Второй вариант неполадки чуть сложнее, ведь вам понадобится выяснить, в чем причина отсутствия данной связи. Этому может поспособствовать обрыв соединительных кабелей, отключение питания либо сбои в работе некоторых компонентов кассы.
Устранить проблему может как сам кассир, если речь идет, например, об отключении питания, так и соответствующие компьютерные мастера, которые помогут наладить и отремонтировать непосредственно детали онлайн-кассы. Алгоритм действий при такого рода поломке должен быть четко прописан в должностной инструкции, которой и следует руководствоваться продавцу, работающему за кассовым аппаратом.
