Как правильно запросить акт сверки с контрагентом

В современном мире часто встречаются ошибки в выписках, платежах и других бухгалтерских документах. Чтобы избежать недоразумений в этой области, необходимо знать, как можно запросить акт сверки с контрагентом и что для этого понадобится. В таком случае удастся самостоятельно контролировать выплаты и не переживать, что финансовые вложения имеют утечку. Что же представляет собой этот акт сверки расчетов с контрагентами, и какие его цели, рассмотрим далее.

Читайте также: Как можно проверить контрагента на благонадежность

Понятие и суть запроса такого документа

При партнерских взаимоотношениях иногда случаются разногласия. Если они касаются финансовой части, то любая из сторон имеет возможность запросить акт, который либо подтвердит, либо опровергнет версию одного из партнеров. Письменным доказательством этому послужит именно такой документ. Им смогут воспользоваться бухгалтеры, контролирующие органы, члены ликвидационной комиссии и юридические представители. Иногда АС запрашивают периодически для личного внутреннего контроля за протеканием процессов покупки и оплаты за предоставленные товары.

Читайте также: Как можно вернуть НДС физическому лицу

Акт сверки формируется с такими целями:

1. Для удостоверения в выполнении хозяйственных операций. Для современных организаций это очень актуально, поскольку большинство из них использует дистанционный способ оплаты и электронные переводы. Выписка счет-фактуры работает однобоко, в то время как акты о приеме и передаче могут возвращаться контрагентами в течение многих месяцев. Иногда субъекты хозяйствующей сферы специально не отслеживают отгрузочные документы.
2. В качестве доказательств, прикрепленных к судебному разбирательству. Акт дает возможность определить наличие долга у какой-то из сторон и подсчитать его величину. Он послужит юридически важным доказательством в том случае, если будет правильно оформлен и заверен печатями и подписями.
3. Для работы инвентаризационной комиссии при надобности проверки списания работниками бухгалтерии долгов по истечении их срока и возобновления периода отсчета неоплаченного платежа.
4. Для проверки обоюдных притязаний между хозяйствующими субъектами при их длительном сотрудничестве.

Как регулируется акт сверки

Документ не имеет строгой формы и изменяется в зависимости от специфики работы компании. Однако руководствуясь законом «О бухгалтерском учете», можно сказать, что нормативными реквизитами, которые должны быть в нем указаны, являются:

• название формы;
• дата заполнения;
• период, на который запрашивается сверка;
• детальное описание двух взаимодействующих сторон, их полные наименования;
• привязка к первичной документации;
• перечень операций для проведения сверки расчетов с контрагентами;
• подписи и расшифровка от представителей, ответственных за запрос и правдивость указанной информации.

Чтобы избежать недоразумений со стороны проверяющих или компаний-возражателей, обычно акт сверки взаиморасчетов контрагентами прикрепляют к положению об учетной политике и позволяют читать указанным субъектам.

Понятие и особенности акта сверки между поставщиками и покупателями

Такой АС представляет собой документ, в котором указываются все расчеты, денежные переводы за указанный промежуток времени. Чаще его запрашивают за месяц или квартал, реже – за год и весь период сотрудничества контрагентов. Акт сверки не является обязательным по законам Российской Федерации, однако периодически его делают многие партнеры. Кроме того, если существует определенная задолженность по оплате взятых кредитов или налогов или есть неоплаченные прочие расходы компании, документ может послужить отличным доказательством при подаче иска в суд для разбирательства.

Каждый покупатель должен иметь понятие, как составить АС, знать его особенности, и какие аспекты необходимо в нем отметить. В зависимости от заведения, которое покупает определенный товар и заключает договор с контрагентом, форма документа может отличаться. Важно заверить его 4 подписями: бухгалтера и руководителя каждой из сторон. В ином случае рассчитывать на юридическую силу бумаги будет сложно.

Как правило, акты сверки оформляются в виде таблицы, включающей информацию о кредитах, выплатах с датами, времени отправки и вручения товаров. Последняя строчка обычно предназначена для расчета разницы между расходами и начислениями, а также указания общей суммы за период, о котором идет речь.

При сверке часто придерживаются общих рекомендаций по инвентаризации нематериальных основных средств и финансовых вложений. Основным является обоснование всех величин средств, указанных в таблице. Обязательным будет сверка расчетных данных от поставщиков и подрядчиков. Сюда включаются обязательства по доставке товаров, что находятся еще в пути, детали поставок и документальное подтверждение по дебетам и кредитам.

Создание актов и их изучение обычно проводится с помощью специально разработанных программ. Если сторона, которая его запрашивает, уже ранее пользовалась ними, то документ создается автоматически по уже готовой форме. Это особенно удобно при работе с иностранными контрагентами, ведь сверка выполняется при помощи готовой базы и ранее внесенных данных.

Если сопоставление производится вручную, то используются материалы первичной документации и текущие сведения, описанные в таблице. Таким образом, можно получить протокол о проверке всех схождений финансовой стороны между двумя взаимодействующими организациями для ведения внутреннего контроля или использования в качестве доказательств о задолженностях и невыплатах при судебных слушаниях.

Как происходит запрос АС

Чтобы получить документ, можно выбрать один из самых удобных для представителей способов его запросить:

• связаться с соответствующими органами по их каналу или электронной почте, написав письмо, образец которого просто найти в Интернете;
• установить программы для входа коммуникационную систему, например, бизнес-платформы банков, которые дают возможность отслеживать платежи онлайн.

Иногда случается, что одна сторона подписала документ, а контрагент не подписывает. Тогда необходимо пойти иным путем: отправить заказное письмо с курьерской доставкой прямо по адресу оппонента. К нему можно приложить письмо о том, что, в случае игнорирования контрагентом данного документа на протяжении двух недель и непредставления акта о разногласиях АС, будет расцениваться как незаконные махинации.

Что происходит при выявлении расхождений

Обычно, получив запрос о расхождениях, стороны пытаются в короткий срок все перепроверить и уладить на уровне проведения переговоров. Однако при выявлении ошибки в одной из организаций они принимают запрос, корректируют данные и подписывают документ. Если же неточности наблюдаются в отчетах стороны, которая инициировала акт, то подписывается новый с указанием текущих данных, а старый считается недействительным.

Сколько хранятся такие акты

Точные сроки хранения не указываются. Стоит помнить о том, что учетная документация, которая, казалось бы, давно ушла в прошлое, может время от времени подниматься. При плановых проверках, проводимых органы налоговой инспекции, часто требуются АС даже давнего срока. Именно поэтому лучше хранить их подольше. Оптимальным термином является пятилетний период времени.