С 01.02.2018 г. привычные всем кассовые машины заменяются модулями совершенно нового поколения – онлайн-кассами с фискальным накопителем. Прежде чем выяснять, какие должны быть действия, если неправильно оформлен чек, давайте разберемся, что же такое онлайн-касса, каких видов бывает и каковы его основные аспекты использования.

Онлайн-касса – устройство обновленного образца.Основными функциями аппарата являются:

• формирование документов фискального характера: чеков, отчетов о сменах, БСО;
• передача документов в налоговую структуру посредством оператора фискальных данных (ОФД);
• запись и хранение информации на фискальном накопителе (ФН);
• печать чековых листов со всей необходимой информацией.

Читайте также: Какие реквизиты чека онлайн-кассы являются обязательными

Подобные аппараты вводятся по ряду причин. Во-первых, это существенно уменьшит сокрытие от уплаты налогов. Во-вторых, процедура налоговых проверок станет гораздо проще и быстрее. Ну и, в-третьих, покупатели лично смогут убедиться в отчетности магазина за тот или иной товар перед налоговой инспекцией.

Принцип работы с онлайн-кассой довольно прост и заключается в выполнении нескольких несложных операций:

1. В ФНС регистрируется новый кассовый аппарат. Согласно ст. 4.4 закона 54-Ф3, разрешение на обработку фискальных данных выдается уполномоченным органом на основании заявления соискателя.
2. Аппарат подключается к Интернету любым доступным способом: мобильный интернет, Wi-Fi, проводная сеть.
3. Во время открытия рабочей смены контрольно-кассовая техника (ККТ) автоматически отправляет отчет оператору.
4. При оплате каждый чек отправляется ОФД. В свою очередь, в ответ приходит подтверждение о получении. В случае отсутствия Интернета либо ошибки, во время отправки данных ККТ оповещает кассира, после чего можно повторить попытку.
5. При предоставлении покупателем своего номера телефона либо е-mail ККТ отправит электронный образец чека. Также есть возможность осуществления обычной печати.
6. По окончании смены касса формирует и распечатывает отчет. Выписка содержит информацию о количестве отправленных чеков, о числе документов, которые не дошли до ОФД, а также об исправности интернет-соединения. Электронная копия сформированного отчета автоматически высылается ОФД.

Читайте также: Нужна ли онлайн-касса для ИП на патенте

Разновидности онлайн-касс

Как говорилось ранее, онлайн-касса – по факту то же самое, что и кассовая машина, дополненная обновленным функционалом ФН. Классифицирование осуществляется по критерию подсоединения к ПК или планшету. Существуют следующие:

1. Независимая POS-система. Подразумевает собой совершенно независимую систему, которой не требуется соединение с ПК или планшетом в силу наличия требующихся инструментов и средств по регулированию платежей.
2. Фискальный регистратор. Обязательно необходимо подключение к ПК или к планшету с предустановленным программным продуктом.
3. Контрольно-кассовый аппарат пассивного типа. Нечто среднее между двумя представленными выше. При необходимости можно подключать в ПК или же работать совершенно автономно.

Наиболее важным пунктом является правильная настройка фискального накопителя. Делать это нужно в соответствии с документацией.

Принцип функционирования онлайн-кассы и тонкости в использовании

Процедура использования онлайн-аппаратов не имеет особых отличий от процесса работы с традиционными машинами. Единственное кардинальное различие – наличие ФН, превращающего самую обычную кассу в онлайн.

Говоря о нюансах в использовании онлайн-касс, необходимо обратить внимание на позиции, которые являются наиболее важными:

1. В некоторых случаях может понадобиться смена фискального накопителя в онлайн-кассе.
2. В обязательном порядке необходимо наличие действующего договора с подходящей компанией на предмет оказания услуг по обмену данными между ОФД и фирмой.
3. Последним, но не менее важным, является наличие электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Какая информация содержится в чековом листе онлайн-кассы

Опираясь на ст. 4.7 закона 54-Ф3, распечатанный или сформированный в электронном виде чек должен включать следующие позиции:

• данные о системе налогообложения, используемой магазином;
• назначение платежа (продажа либо возврат);
• присвоенный ФН заводской номер;
• номер, установленный уполномоченным органом при регистрации;
• идентификатор фискальных данных;
• номер смены;
• номер телефона или электронный адрес покупателя (в случае согласия на предоставление этих данных);
• электронный адрес магазина;
• адрес официального сайта, в случае необходимости проверки чека (nalog.ru);
• список приобретенных товаров;
• размер насчитанного НДС;
• наименование ОФД, адрес сайта.

Также на квитанции онлайн-кассы можно встретить QR-код, в нем зашифрована вся необходимая информация:

• дата и время осуществления платежной операции;
• номер фискального документа;
• назначение платежа;
• общая сумма по чеку;
• присвоенный ФН заводской номер;
• фискальный признак.

Несомненно, данный перечень реквизитов значительно отличается от привычного, в частности, чек имеет более сложную структуру. Каждый из приведенных атрибутов носит обязательный характер. Если отсутствует хотя бы один из них – чек становится недействительным.

Как говорилось ранее, согласно п.1 ст. 4.7 закона 54-Ф3, сформированный чек должен иметь один из таких реквизитов, как назначение (признак) платежа, который указывает на характер осуществляемой операции. Предусмотрено 4 назначения:

• «приход» – получение средств от продажи;
• «возврат прихода» – возврат покупателю денег, которые были получены от него ранее;
• «расход» – средства, которые выдаются клиенту за товары и услуги;
• «возврат расхода» – возврат средств, полученных ранее.

Читайте также: Что делать, если сломалась онлайн-касса

При наличии чека клиент может оформить возврат товара. Для этого надлежит иметь при себе паспорт и заявление с указанием причины. На оригиналах чека и заявления проставляется виза руководителя компании или уполномоченного сотрудника.

Что делать, если ошибочно пробит чек по онлайн-кассе

Согласно законодательству, для корректировки допущенных ошибок, которые были совершены при выполнении процедуры расчета (корректировки расчетов), и выбитых неверных чеков имеется фискальный документ «кассовый чек коррекции», бланк строгой отчетности коррекции (п.4 ст. 4.3 закона 54-Ф3).

Прежде всего, должностным лицом, отвечающим за осуществление контроля соответствия выручки по окончании смены, оформляется документ, подтверждающий необходимость внесения изменений. Этот документ послужит основанием для формирования чека коррекции по онлайн-кассе в случае пробивания ошибочного чека.

Важно помнить, что данный чек непременно составляется после формирования отчета о начале (открытии) смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены. Данные из чека коррекции будут учтены при составлении отчета о закрытии смены.