Как осуществляется выдача денег под отчет сотрудникам организации

Правила данного финансирования:

1. Получить средства вправе специалист, с которым подписан трудовой договор и работник, осуществляющий деятельность на основе гражданско-правового договора.
2. Сотрудникам предаются деньги без предоставления заявления. Основание авансирования – распоряжение (приказ), подписанный начальником.
3. Выплата финансов происходит при наличии задолженности по подотчетным средствам, которые выдавались раньше.

Читайте также: Чем грозит незаконное обналичивание денег через ИП или ООО

Алгоритм предоставления авансовой суммы:

1. Работник передает в бухгалтерию соответствующее распоряжение, подписанное руководителем компании.
2. Перед выдачей средств подотчетным лицам производится полная сверка взаиморасчетов с ними.
3. Сотрудник обязан представить авансовый отчет не позже трех рабочих дней после даты, которая указана в приказе. Также надо приложить бумаги, свидетельствующие о расходах. Оставшиеся средства возвращаются в бюджет предприятия.
4. В бухгалтерии проверяют правильность заполнения первичных документов. Период времени, отведенный на процедуру, каждая компания устанавливает сама и отражает срок в локальных актах.

Когда руководящие лица бюджетного учреждения желают обезопаситься от невозврата, они способны утвердить запрет на получение денег работниками, у которых имеется действующая задолженность.

В 2020 году сотруднику могут выдать аванс любого размера. Но в случае расчета с поставщиками, исполнителями, подрядчиками, представитель бюджетного учреждения получает не более 100 тысяч рублей в расчете на один контракт.

Читайте также: Подробный бизнес-план по разведению кроликов

Финансы могут быть перечислены на карту гражданина (корпоративную или личную). Нормативно-правовым регулированием запрета на это не установлено. Чтобы подобные действия имели легитимный характер, компании надо утвердить осуществление безналичных операций в учетной политике. Положения о расчетах с подотчетными работниками и распоряжении о разработке бланков стандартной авансовой отчетности, указав отдельным пунктом безналичный перевод.

В случае когда работник использовал свои деньги, чтобы обеспечить потребности предприятия, ему необходимо оформить отчетное заявление. Сотрудник составляет бумагу о возмещении потраченных финансов, руководство его принимает и подписывает. Потом печатается распоряжение о возврате растраченных финансов.

Читайте также: Подробный бизнес-план по открытию молочного производства

Осуществление расчетов с подотчетными работниками следует отразить в правовом локальном акте учреждения или ИП. Этот бланк определяет перечень авансируемых сотрудников, целевые причины и сроки начисления денежных средств. Также данный документ призван сократить цепочку вопросов от подотчетных представителей, контролирующих лиц, бухгалтеров.

Этапы выдачи финансов под отчет:

1. Соответствующее распоряжение (приказ).
2. Получение суммы уполномоченным лицом.
3. Отчетная бумага по расходам.
4. Возврат оставшихся средств или погашение долга.

Раньше выдача финансов осуществлялась после написания заявления подотчетного сотрудника. Сегодня это не является обязательным условием.

Предприятия или ИП имеют право начислять авансовые средства, опираясь на внутренний распорядительный акт. Форма разрешения определяется самой компанией: приказ, решение, прочее. В бланке надо в обязательном порядке указать сумму и срок, на который переводятся денежные единицы, подпись руководства, дату.

Выдача подотчетных финансов в текущем году оформляется расходным кассовым ордером (РКО) в одном экземпляре. В документе указывается бумага, на основании которой выдаются деньги. Теперь начисление суммы возможно и при имеющейся задолженности за предыдущие подотчетные средства. Раньше это было запрещено.

По законодательству РФ все организации обязаны класть свободную сумму на личный счет в банк. При этом имеется денежный лимит, который может находиться в кассе учреждения до конца дня. Соответствующее распоряжение утверждается руководством и банком. Выдавая финансовые средства в компании, надо правильно оформить эту процедуру, иначе может быть наложены штрафные санкции.

Законодательство, регулирующее трудовые отношения, обязывает работодателей выплачивать заработное вознаграждение два раза в месяц, с промежутком не менее пятнадцати дней.

Данные требования не распространяются на отдельные категории лиц, к примеру, несущих федеральную службу на контрактной основе – они получают пособие единожды в месяц.

Допускается большее количество переводов в случае установления организацией внутреннего распорядка, по которому осуществляется выдача дохода каждую неделю.

Обычно зарплата выплачивается сотрудникам в месте ведения им трудовой деятельности или перечисляется на кредитную карту.

Выдача средств в учреждении:

1. Кассир получает расходно-кассовый бланк (ведомость), изучает, проставлена ли подпись главного бухгалтера (руководителя), соответствует ли документ образцу, совпадают ли суммы денег, которые проставлены цифрами тем, что прописаны.
2. Наличные средства выдаются только лицу, прописанному в ведомости (РКО) либо в доверенности, когда за сотрудника зарплату получает другой человек.
3. Чтобы идентифицировать гражданина, кассир проверяет соответствие предъявленного паспорта данным, указанным в расходном ордере.

Так, аванс, как правило, выплачивается не позже 30 числа, а конечный расчет – до 15 календарного дня в следующем месяце.

Если деньги выдаются третьему лицу, в РКО кассир указывает данные уполномоченного гражданина. Доверенность прилагают к ордеру, по которому предоставляются средства.

1. Бухгалтер подготавливает требуемую сумму претенденту, дает сотруднику бумагу на подпись.
2. Финансист пересчитывает банкноты в присутствии получателя, передает деньги. Работник вправе лично убедиться в количестве средств.
3. Кассир подписывает ведомость.

Работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче зарплаты наличными.

Кассовые операции (КО) – это прием, выдача и хранение денежных единиц. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляя свою деятельность, сталкиваются с процедурой расчета наличными финансовыми средствами. Нарушение порядка ведения кассовых операций влечет наказание санкциями и внеплановыми проверками контролирующих организаций.

КО включают следующие операции:

• выдача заработной платы, пособий, дотаций;
• погашение налогов, взносов страхования;
• расчеты с поставщиками;
• взносы на благотворительность;
• прочее.

Чтобы соблюсти порядок расчета при осуществлении кассовых операций, необходимо:

• не перерасходовать установленную норму наличных расчетов;
• своевременно приходовать деньги, основываясь на ПКО и делать соответствующие отметки в кассовый журнал;
• тратить средства на конкретные цели;
• не превышать финансовый остаточный лимит.

Вступивший в силу законопроект (03.07.2016 № 290-ФЗ) внес определенные коррективы, усложнившие ведение кассовой дисциплины для юридических организаций и предпринимателей.

Порядок предполагает следующее:

• прием денежных единиц происходит с использованием контрольно-кассового оборудования;
• применение специальной техники позволяет передавать данные о наличных операциях в налоговую инстанцию в режиме онлайн;
• клиент получает чек, который также можно отправить в электронном виде ему на почту или номер абонента (это не означает отмену предоставления оригинала).

Кто отвечает за выдачу денег:

• КО должен заниматься кассир или иной сотрудник, который назначается руководством компании;
• работник, отвечающий за финансы, изучает свои обязанности, ставит подпись;
• если штат кассиров включает несколько человек, то один из них может получить должность старшего специалиста и выполнять эти функции;
• заниматься КО вправе и сам директор компании.

Финансовую документацию заверяет подписью бухгалтер (если он отсутствует – руководитель), кассир. Бумажный носитель также обеспечивается печатью, что свидетельствует о завершении операции.

Когда КО занимается начальник, подписывать документы должен только он.

Во всех учреждениях существует система выдачи подотчетных средств сотрудникам или доверенным лицам. Четкая организация и налаженный документооборот напрямую влияет на сохранность средств и целесообразность трат.

Таким образом, подотчетные суммы – это деньги, предоставленные сотруднику в форме аванса на нужды предприятия, к примеру:

• хозяйственную деятельность;
• приобретение канцелярии или других предметов;
• оплата проезда и проживания командированного лица.

Подотчетный сотрудник в установленный период должен оформить в бухгалтерии авансовый отчет и приложить подтверждающие справки о расходах.