Премирование сотрудника – это способ финансовой мотивации. Внеплановое единовременное вознаграждение выделяется за достижения в работе. Решение поощрить принимает руководитель предприятия. Основной документ для представления – это служебная записка на премирование сотрудника. Образец содержит основные пункты и порядок изложения. Единого шаблона не существует, каждая организация разрабатывает самостоятельно.
Представление на премию подает непосредственный руководитель. Документ составляется в произвольном виде, от руки или в печатной форме. Рассмотрим, как подготовить разовое премирование.
Способы премирования
Трудовой кодекс РФ предполагает такие способы поощрения:
- грамота за достижения;
- звание лучшего сотрудника года;
- поощрение ценным подарком;
- благодарность от руководства компании;
- выделение денежной премии.
Кроме регулярных премий, входящих в зарплату, за достижения сотрудник выделяется разовое поощрение. В каждой компании могут быть предусмотрены другие виды денежных бонусов. Виды поощрений рекомендуется закрепить в коллективном договоре или других внутренних документов. В них же закрепляется образец представления на премирование сотрудников.
В шаблоны внутренних документов рекомендуется внести образец приказа на премирование сотрудника соответствующей служебной записки. Размер и периодичность подобного поощрения определяются нормативными актами организации.
Когда уместна нерегулярная премия
Статья 191 ТК РФ обозначает возможность поощрять работников за достижения. Часто это разовая премия, поводами для которой могут стать:
- значительные успехи в работе (переработка, другие поводы);
- разработка, использование новых технологий, инновационных методик работы;
- перевыполнение запланированного объема работы (вознаграждение за переработку);
- поощрение к празднику, юбилею.
Назначение подобной премии делается независимо от регулярных мотивирующих выплат (ежемесячных, квартальных, годовых). В зависимости от внутренних нормативных актов, дополнительное поощрение может включаться в регулярную оплату труда или нет. Это фиксируется в коллективном договоре или внутреннем распорядке.
Для разового поощрения важны такие факторы:
- причина мотивирующей выплаты;
- кому выделяется премия;
- способ поощрения;
- размер стимулирующей выплаты.
Служебная записка на премирование сотрудника – это представление, подаваемое непосредственным руководителем. Это обязательно для всех нерегулярных мотиваций. Премия выплачивается вместе с зарплатой или отдельно. Важно помнить, что на регулярную премию представление подавать каждый раз не нужно. Она считается частью заработной платы, рассчитывается и переводится соответственно.
В коллективном договоре могут быть также закреплены дополнительные финансовые бонусы. Как и нерегулярные премии, они не входят в основной размер заработка за месяц. Если такие поощрения не предусмотрены нормативными документами, работодатель не вносит их в затраты.
Далее они входят в категорию «прочие расходы», не облагаемые налогом для работодателя. Самому премирующему сотруднику премия попадает в доходы, с которых понадобится заплатить налоги.
Почему для представления нужна служебная записка
Решение поощрить сотрудника принимает исключительно руководитель организации. Основанием служит представление на премию. Его подачу делает начальник отдела другого структурного подразделения. Реже применяется заявление сотрудника на премирование, образец которого также закрепляется во внутренних документах. Но подобный способ менее эффективен по сравнению с представлением руководителя.
Служебная записка на премирование сотрудников отдела требуется для разовых поощрений. Образец может закрепляться во внутреннем положении о премировании. Это распространенный метод донести до начальника предложение премировать работника. Окончательное решение принимает вышестоящий руководитель.
Кто подает представление на премию
Представление подает руководитель подразделения, в котором работает премируемый. Это касается начальников:
- отдела;
- департамента;
- другого подразделения;
- другой участник коллектива (если предусмотрено договором).
Кроме прямого руководителя, образец служебной записки на премирование персонала имеет возможность подать сотрудник отдела кадров. Он может добавить в документ информацию о стаже, отсутствии штрафов, других видов взысканий.
Далее составляется образец приказа на премирование сотрудника. Подготовленный документ утверждает либо отклоняет вышестоящий руководитель. На основании этого составляется приказ, организация премирует работника. Для этого документ передается в бухгалтерию.
Читайте также: Какими налогами облагается премия сотруднику в 2020 году
Если установленный образец представления на премирование сотрудников отсутствует, служебная записка о рекомендуемых поощрениях делается в произвольной форме. Главное, чтобы в ней была отражена вся нужная информация. Как образец можно использовать готовый пример служебной записки на премирование сотрудника.
Как оформляется представление на премию
Перед тем как написать «служебку» на премирование сотрудника, работнику кадровой службы понадобится утвержденный образец. Как и другие виды деловых документов, он имеет свои правила составления. Обязательно нужна служебная записка, имеющая следующие рекомендации по составлению:
- составляется на премирование одного либо сразу нескольких людей;
- при написании в свободной форме делается от руки или в печатном виде на листе А4;
- основное, что должно быть отражено в документе – основание для премирования;
- представление адресуют вышестоящему руководителю (например, генеральный директор предприятия);
- обязательно указываются предлагаемый размер премии, период выплаты, формат;
- утвержденного законодательством шаблона нет, каждая организация разрабатывает его самостоятельно.
«Служебка» – это ходатайство на премирование сотрудника, образец представления. Он не обязателен для утверждения руководителем. Например, поощрение за переработку может быть не утверждено директором.
Составляем документы грамотно: образец служебной записки
Шаблон служебной записки обязательно содержать:
- подробные данные, реквизиты организации;
- данные руководителя, которому адресован документ;
- кто подает представление на поощрение (фамилия, имя, отчество и должность непосредственного руководителя либо сотрудника кадровой службы);
- данные поощряемого работника (фамилия, имя, отчество работника, его должность);
- рекомендуемые форма, метод премирования;
- мотивы поощрения (часто прилагаются сведения о стаже сотрудника, отсутствии штрафов и взысканий за время работы, перечень рабочих достижений человека);
- подпись сотрудника, подающего представление;
- дата подачи представления.
Это обязательные пункты, которые должны присутствовать в представлении. Даже если оно делается в свободной форме, эта информация должна отражаться. Дополнительно понадобится информация от кадровой службы об отсутствии нарушений трудовой дисциплины.
