Как правильно оформить командировку сотруднику в 2020 году

Достаточно часто возникает необходимость улаживать профессиональные вопросы за пределами одного города, поэтому каждому работнику, а также работодателю следует в полной мере владеть информацией о том, как оформить командировку сотруднику в 2020 году. Существуют нормы законодательства, определяющие, как правильно оформить документацию для выезда, как проводить оплату труда в период командирования, а также компенсировать дополнительные расходы. К тому же не каждый служебный выезд можно считать командировкой.+

Читайте также: Как составить журнал прихода и ухода сотрудников с рабочего места

Особенности оформления командировка в 2020 году

Регламентация процесса командирования проходит на основе нормативно-правовых документов, утвержденных законодательными органами, а также налоговыми органами.

Особенностями такого вида трудовых отношений можно считать:

1. Отсутствие надобности оформлять дополнительное командировочное удостоверение, которое подтверждает, что поездка проводится действительно в служебных целях и обязывает работодателя к выдаче служебных заданий сотрудникам, направляющимся в отъезд и требования отчета о выполнении.
2. Размер суточных выплат работнику во время командировки ограничений не имеет, но регулируется налоговым кодексом государства, которое освобождает от налогообложения суточное содержание.
3. Однодневные поездки за рубеж оплачиваются соответственно законодательству в размере пятидесяти процентов от указанной в Трудовом кодексе суммы. В случае если сотрудник вернулся из поездки по объективным причинам, связанным с режимом движения транспорта, то суточные оплачиваются в размере ста процентов.
4. Возмещение во время командирования расходов работника на топливо, в случае выезда на личном транспорте, производится на основе предъявленных чеков на закупку топлива или же оформления докладной записки, описывающей все затраты.

Какие служебные выезды можно считать командировкой

Как говорилось ранее, не все поездки, даже по служебным вопросам, следует считать командировками. Так, например, нельзя назвать данным термином постоянные поездки в разные страны водителя-дальнобойщика, направления сотрудника для решения каких-либо вопросов в организацию, находящуюся в черте города или даже в соседнем квартале, а также для выполнения личных требований начальства.

Если внимательно изучить постановление правительства, где детально расписана процедура командирования и достаточно доступно объясняется, как оформить командировку сотруднику в 2017 году, то несложно определить основные признаки командировочной поездки. К таким критериям можно отнести следующее:

1. Человек, направляющийся в командировку, обязан состоять в официально оформленных трудовых отношениях с работодателем.
2. Выезд осуществляется по распоряжению начальства и должен быть подкреплен приказом или письменным распоряжением, с которым сотруднику следует ознакомиться, но его личное мнение на ситуацию никаким образом не влияет.
3. Основная цель данного выезда – это выполнение какого-либо служебного задания во благо деятельности организации, а не личных приоритетов.
4. Командировкой считается поездка за пределы города или другого населенного пункта, где находится рабочее место сотрудника, не обязательно за границы страны.

Что касается последнего пункта, то тут часто возникают недоразумения, ведь иногда достаточно сложно определить, где находится место труда сотрудника. Слишком ограниченно было бы считать таким местом здание организации, в стенах которой трудится рабочий персонал. Чаще всего возникают трудности, когда сотрудник работает в филиале, а не в самой организации, или же он направляется из главной компании в ее же территориально отдаленный филиал, находящийся в другом населенном пункте, а также при возникновении надобности командирования дистанционных и надомных работников в главный офис организации. Все эти тонкости нужно заранее учитывать и прописывать во время оформления командировки, чтобы не потерять положенные выплаты.

Подготовка необходимых документов

Чтобы организовать и совершить такое важное мероприятие, как командировка, необходимо пройти несколько этапов подготовки, которые включают оформление обязательных командировочных документов.

Первым этапом в этом станет подготовка и планирование. Прежде всего, необходимо знать, что не каждого трудящегося можно отправить в командировку. Существуют ограничения, прописанные в законодательстве. Согласно нормам закона, нельзя отправить в служебную поездку:

• женщину, находящуюся во втором или третьем триместре беременности;
• сотрудника, не достигшего совершеннолетнего возраста;
• работника-практиканта или ученика, если задание поездки не способствует его обучению.

Также нельзя командировать без их личного согласия таких трудящихся, как:

• женщин, воспитывающих детей до трех лет;
• одиноких родителей (мать или отец), имеющих ребенка до пяти лет;
• сотрудника, имеющего на попечении ребенка с инвалидностью;
• работника, ухаживающего за больным родственником и имеющего об этом медицинскую справку;
• отца, который самостоятельно воспитывает ребенка без помощи матери;
• трудящихся, являющихся опекунами или воспитателями детей.

Итак, после выбора подходящей кандидатуры следует документально оформить направление и ознакомить с ним служащего под подпись. Конечно же, кандидат имеет право выразить свое несогласие с решением руководства, но это будет расцениваться как невыполнение распоряжения начальника, и ничего хорошего для подчиненного не сулит. Хотя, согласно законодательству, такое несогласие не может повлечь за собой каких-либо дисциплинарных взысканий, моральных или материальных.

Что касается длительности командировки, то каких-либо ограничений нет. Но поездка, конечно же, должна иметь определенную продолжительность, которая будет зависеть от степени сложности и объема выполняемого задания. Кстати, время, которое тратится в пути, также причисляется к общему времени длительности поездки. Чтобы работник имел возможность вернуться раньше, при условии выполнения поставленной задачи досрочно, необходимо правильное оформление командировочного с так называемым ежедневным возвращением. В таком случае служащий возместит все сопутствующие расходы на поездки, кроме суточных, за те дни, на которые был сокращен срок поездки.

Главным будет правильное оформление документов. Первоначально следует сделать два документа. Одним из них является докладная записка или заявка на имя руководителя, в которой указывается имя командируемого, направляющегося в командировку, пункт назначения, срок поездки и ее цель. Такую заявку может подготовить сам кандидат или начальник структурного подразделения. Другим документом является служебное задание для направляемого. Здесь прописываются все нюансы поездки: конкретное место, время, необходимые действия и прочее.

На основании этих двух документов, второй из которых необязателен, готовится приказ и командировочное удостоверение, подписанные руководителем и заверенные печатью организации. Командировочное удостоверение – это главный документ, свидетельствующий о выполнении всех заданий поездки, на основе которого сотрудник получит все полагающиеся выплаты. Эту бумагу работник привозит с собой по окончании поездки со всеми предусмотренными отметками о прибытии и убытии, а также в дополнение к нему сдает отчет о выполнении положенных на него задач, документы о проживании в гостинице, чеки, подтверждающие покупку топлива, если использовался личный транспорт, и другие.

Перед выездом служащий имеет право подать заявление о выдаче аванса на предполагаемые траты. В таком случае он обязан будет отчитаться за потраченные деньги.

Не менее важным есть процедура продления срока командировки, если такая требуется. По инициативе руководства или же самого работника возможно увеличение длительности выезда, так как ограничения по времени в принципе не существует. Такое возможно, если по каким-либо причинам работник не успевает выполнить все доверенные ему задания или же появились дополнительные поручения. Если трудящийся не относится к льготным категориям, то его согласие на продление срока поездки не нужно. Если же это сотрудник, согласие которого необходимо, перед продлением понадобится обязательно затребовать новое. Продление командировки также фиксируется путем издания нового приказа и добавлением новых строк о прибытии и убытии в командировочном удостоверении.