Если в компании используется личный автотранспорт в производственных целях, полагается компенсация за автомобиль сотруднику организации в 2018 году.Часто на своей машине приходится ездить менеджерам и представителям организации, работающим с корпоративными клиентами на местах. Работодатель обязан компенсировать затраты на содержание и эксплуатации личного транспортного средства, на котором его сотрудник выполняет свои трудовые обязанности.

Читайте также: Какие коды ОКВЭД есть для ИП для открытия автомойки в 2018 году

Для того заключается договор согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ, на основе которого производится расчет с сотрудником организации по компенсации за автомобиль в 2018 году за его использование на предприятии.

Если работодатель указывает на необходимость привлечения личного автотранспорта при выполнении трудовых обязанностей сотрудника, нужно обязательно составить с ним отдельный письменный договор или дополнительный письменный документ к трудовому контракту, в котором будут четко указаны:

  • длительность использования транспортного средства;
  • периодичность привлечения личной машины сотрудника к выполнению производственных задач;
  • очерчен круг обязанностей, при которых нужен автомобиль.

Отдельным пунктом должна быть прописана сумма компенсаций, соответствующая размеру законодательных нормативов или превышающая их. Все это нужно обговорить до начала использования личного автотранспорта в производственных целях.

Виды договоров

При использовании личного автотранспорта в производственных целях может быть заключено два вида договора – аренды или оказания транспортных услуг. В обоих случаях управление транспортным средством остается за его собственником.

При аренде личного транспортного средства полагается не только арендная выплата за машину работника. Компенсационные сотруднику организации полагаются также в виде заключения работодателем договора ОСАГО и выполнения всех видов текущего ремонта автомобиля. При заключении договора аренды обязательно нужно составить акт передачи транспортного средства арендатору.

Если заключается договор на оказание транспортных услуг с помощью использования личного автомобиля в служебных целях, в нем должны быть указаны сроки оказания таких услуг и точная сумма, которую предстоит за них выплатить. Такой гражданско-правовой договор заключается не только при выполнении многоразовых поездок в течение определенного периода, но и при осуществлении разового использования автомобиля в служебных целях.

Механизм официальной выплаты компенсации

На основании любого вида договора работодатель может издавать приказ бухгалтерии для компенсационных выплат сотруднику за то, что ему приходится по его профессиональным делам ездить на своем автомобиле. Приказ составляется в произвольной форме, в нем указывается периодичность выплат и размер самой компенсации. Документ такого типа руководитель организации выпускает в конце месяца после проведения расчетов расходов и доходов за отчетный период.

Виды затрат, которые можно компенсировать

В Трудовом кодексе указаны виды затрат, которые полагается компенсировать работнику за использование личного авто в служебных целях. К ним относятся:

  • текущий ремонт;
  • ТО и техническое обслуживание;
  • расходы на топливо и ГСМ;
  • оплата за парковку и мойку машины во время и после деловых поездок;
  • иные затраты, которые пришлось произвести при использовании личной машины во время деловых поездок.

Из-за того, что при проведении налогового учета не учитываются затраты на ГСМ, сотруднику необходимо представлять чеки на закупку ГСМ и вести учет проделанного километража на автомобиле, используя установленные Министерством транспорта нормативы или техническую документацию к автомобилю.

Следует учитывать, что выплаты компенсации сверх установленных норм не конкретизируют нормативные предписания налоговых органов, потому за счет них работодатель не сможет уменьшить свою налогооблагаемую базу ни по налогу на прибыль, ни по налогу на УСН. Потребуется заблаговременно учесть все установленные нормативом расходы и отметить их в договорном документе. Для учета фактических затрат при использовании своей собственной машины во время выполнения трудовых обязанностей предприятие должно выписывать сотруднику путевые листы. Это упростит учет компенсации для самого владельца транспортного средства и его руководителя при уменьшении налогооблагаемой базы компании и частных лиц, доходов которых также берется налог и страховые социальные взносы.

Компенсация не включает в себя оплату за управление машиной. За это сотрудник получает заработную плату согласно заключенному трудовому договору.

Величина компенсационных выплат

Законом установлена норма для такой компенсации, которая высчитывается в ходе расчета налога на прибыль и единого налога УСН. На практике реальный размер компенсации может быть выше данного норматива, но не более установленного максимума, который указан в Постановлении Правительства РФ за номером 563 от 02.07. 2013 года. Данные нормативы учитывают при расчетах объем двигателя легкового авто. Данные стандарты предусматривают максимальную компенсацию следующего размера для легковых автомобилей с разным объемом двигателя:

  • 2 400 руб. до 2 тыс. см3;
  • 3 000 руб. свыше 2 тыс. см3.

Для грузового транспорта, находящегося в личной собственности сотрудника компании и привлекаемого для выполнения производственных задач, государственных нормативов не предусмотрено. В данном случае работодатель и работник решают размер материального возмещения индивидуально в рамках составляемого договора. При проведении расчетов бухгалтерия всегда должна использовать первичную документацию, которую предоставляет ей сотрудник, владеющий таким транспортным средством.

Правила расчета

Все компенсации такого типа должны выплачиваться в фиксированном виде. Сумма их размера указывается в договоре. Расчет проводится по конкретным дням, когда использовалась машина. Ежедневный размер полагающихся в этом случае выплат со стороны организации вычисляется в ходе деления общего количества рабочих дней на установленный в договоре размер ежемесячной компенсации. Расчет суммы производится умножением количества дней, в которые работник ездил по делам компании на своем личном автомобиле, на размер ежедневной компенсационной выплаты.

Если между руководством организации и сотрудником не был подписан договор, то выплата денег за использование личного авто должна проводиться на основе представляемой хозяином машины документации о расходах за отчетный период. При этом сам сотрудник при любой форме расчета обязан помнить о том, что такие компенсационные выплаты нужно оформлять специальным образом, чтобы они не рассматривалась как его доход, с которого придется платить налог. Для этого нужно тщательно следить за оформлением документов, на которых должны указываться реквизиты согласно действующим требованиям.

При системной эксплуатации транспортного средства выплаты владельцу производятся каждый месяц. При разовом использовании личной машины начисление может проводиться по мере накопления рабочих дней, в которые использовалась машина.

Особенности налогообложения

Нужно помнить, что взимание налога с компенсации зависит от вида заключенного с работодателем договора на использование личного транспортного средства. При подписании дополнительного договорного документа к основному трудовому контракту или договора на оказание транспортных услуг, налог с компенсационных выплат взиматься не будет. В этих случаях также не нужно выплачивать страховые взносы.

При арендной форме соглашения потребуется уплачивать фискальный сбор со всей суммы компенсации в размере 13% для российских граждан и 30% для тех, кто не имеет российского паспорта.

Правильно оформив все документы на использование своего личного транспортного средства в служебных целях, можно сократить размер своего налога на доходы и минимизировать затраты по содержанию и техническому обслуживанию авто, находящегося в собственности.